Was niemand prüft, bezahlt man: Warum wir in der Partnerschaft mit Jokati bei den Logistikkosten ansetzen

In den meisten Logistikabteilungen gibt es zwei Positionen, die nie vollständig geprüft werden. Die eine ist die Frachtrechnung, die andere das Palettenkonto. In beiden Fällen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil es rechnerisch nicht geht. Wer 75.000 Sendungen im Jahr hat, prüft Stichproben. Wer täglich Ladungsträger tauscht, gleicht am Quartalsende ab. Und in beiden Fällen bezahlt man am Ende das, was man nicht geprüft hat.

Genau daran arbeiten wir gemeinsam mit Jokati. Unser gemeinsames Ziel ist, Logistikkosten transparent zu machen und zu digitalisieren. Jokati verfolgt das mit dem Digital Freight Office, von der Ausschreibung bis zur vollautomatischen Rechnungsprüfung. Wir verfolgen dasselbe Ziel im Ladungsträgermanagement.

Das sorgt bei gemeinsamen Kunden für deutlich weniger Personalaufwand in Rechnungsprüfung, Ausschreibung und Palettenmanagement, und vor allem weniger Geld, das durch Falschabrechnungen und Fehlbuchungen abfließt. Beides wirkt direkt auf die Fracht- und Logistikkosten.

Über Jokati

Die Jokati GmbH mit Sitz in Hamburg ist eine unabhängige digitale Plattform für das Frachtkostenmanagement im Landverkehr und im KEP-Bereich. Das Unternehmen bringt Versender und Speditionen zusammen und digitalisiert den gesamten Prozess von der Angebotserstellung über den Vergleich bis zur Auswertung von Frachtkonditionen, von Stückgut über Teil- und Komplettladungen bis zur Paketsendung.

Der zweite Baustein ist die automatisierte Rechnungsprüfung. Abweichungen zwischen vereinbarten Konditionen und tatsächlicher Abrechnung fallen in Echtzeit auf, statt in einer Stichprobe unterzugehen. Ziel ist es, manuelle Excel-Auswertungen und unvollständige Rechnungskontrolle überflüssig zu machen und Jahresverhandlungen, Ausschreibungen und Rechnungsprüfung datenbasiert zu führen.

Jokati ist Teil des Digital HUB Logistics in Hamburg und wurde 2023 mit dem Technology for Future Award Logistics ausgezeichnet. Typische Kunden sind Verlader und Speditionen, deren Ausschreibungen heute in Excel laufen und deren Frachtrechnungen nur stichprobenartig geprüft werden.

Warum Stichproben nicht reichen

Eine stichprobenartige Rechnungsprüfung findet die Fehler, die sie zufällig trifft. Systematische Fehler findet sie nicht, und genau die sind teuer, weil sie bei jeder Sendung erneut auftreten.

Interessant ist dabei, dass die Frachtrechnung selbst oft korrekt ist. Der Fehler sitzt eine Stufe früher, in den Daten. Wenn ein falsches Gewicht per EDI übermittelt wird, rechnet der Dienstleister korrekt ab, nur auf falscher Basis. Dasselbe gilt für falsch hinterlegte Dieselfloater, falsch übertragene AVIS-Kennzeichen oder Artikelstammdaten, die bei einer SAP-Umstellung nicht richtig mitgezogen sind. Eine automatisierte Prüfung deckt deshalb nicht nur Abrechnungsfehler auf, sondern Prozess- und Stammdatenfehler.

Das ist der Punkt, an dem wir uns wiedererkannt haben. Im Palettenmanagement ist es dasselbe Muster: Die einzelne Buchung ist meistens nicht falsch, sie fehlt. Und was fehlt, fällt erst bei der Abstimmung mit dem Partner auf, oft Monate später.

Zwei Konten, dieselbe Lücke

Der Kontakt entstand über einen persönlichen Kontakt bei einem Kunden, der inzwischen ein gemeinsamer Kunde ist. Im Gespräch über digitale Lösungen in der Logistik kam die Zusammenarbeit mit Loopario zur Sprache, und beiden Seiten war schnell klar, dass es hier gemeinsame Ansätze geben muss. Kurz darauf trafen sich Philipp und Yannick in Dortmund und legten den Grundstein für die Partnerschaft.

Die Arbeitsteilung ist unkompliziert, weil sich die Bereiche nicht überschneiden. Jokati kennt die Frachtkosten, ihre Tarifmodelle, Nebenkosten und die typischen Fehlerquellen in der Abrechnung. Wir kennen den Ladungsträgerkreislauf, seine Übergabepunkte und die Stellen, an denen Konten auseinanderlaufen. Beide Themen hängen an denselben Sendungsdaten und beim Kunden oft an derselben Abteilung.

Wenn Fehler ein halbes Jahr mitlaufen

Ein typischer gemeinsamer Kunde hat ein Frachtvolumen von über acht Millionen Euro pro Jahr, eine heterogene Warenstruktur und mehr als 75.000 Sendungen. Die Ausschreibungsunterlagen entstehen manuell. Sendungsdaten muss er bei seinen Bestandsdienstleistern abfragen, weil im eigenen System keine saubere Datengrundlage liegt. Frachtrechnungen werden stichprobenartig geprüft, alles andere ist bei dieser Menge nicht leistbar. Und das Palettenkonto läuft parallel dazu in Excel, gepflegt aus Lieferscheinen, die teils Tage später ankommen.

Jokati implementiert die vollautomatische Rechnungsprüfung, und das Ergebnis ist ein Katalog systematischer Fehler: An einen Dienstleister gehen falsche Gewichte per EDI. Ein anderer rechnet Relationen tarifwidrig ab. Beim dritten ist die Basis für den Dieselfloater falsch hinterlegt. Für einen Key Account werden falsche AVIS-Kennzeichen übertragen, was zu überhöhten Nebenkosten führt. Und in einer Warengruppe stimmen die Artikelstammdaten seit der letzten SAP-Umstellung nicht. Fehler, die teils über ein halbes Jahr mitgelaufen sind, werden in Echtzeit sichtbar und können direkt abgestellt werden.

Die Datenbasis, die dabei entsteht, nutzt der Kunde inzwischen zum zweiten Mal für eine Ausschreibung. Die Dienstleister bedanken sich für die Datenqualität, weil sie eigene Tarifmodelle auf Basis echter Sendungsdaten anbieten können. Den Vergleich der Ergebnisse inklusive Nebenkosten übernimmt das Digital Freight Office, der Kunde hat damit keinen Aufwand.

Im Palettenmanagement setzen wir an derselben Datengrundlage an. Aus den Sendungs- und Belegdaten entsteht ein Konto, das nicht am Quartalsende abgeglichen wird, sondern laufend mitläuft und sich per Weblink automatisch abstimmt. Damit verschiebt sich auch hier der Zeitpunkt, an dem eine Differenz auffällt: bei der Übergabe und nicht bei der Abstimmung.

Was als Nächstes kommt

Als nächste Schritte bauen wir die gemeinsamen Kundenbesuche aus und schauen uns die ersten gemeinsamen Kunden im Live-Betrieb genauer an. Die spannendste Frage dabei: Frachtkostenstruktur und Ladungsträgerbewegung hängen an denselben Sendungen. Daraus lässt sich mehr machen als zwei getrennte Auswertungen, und genau daran arbeiten wir.

Eine Sache hat uns dabei überrascht. Die Annahme war, dass wir dieselben Zielkunden haben und dass diese Kunden dieselben Ziele verfolgen, nämlich Prozesse zu digitalisieren und Kosten zu senken. Dass sich diese Annahme in den ersten gemeinsamen Projekten so unmittelbar bestätigt, hatten wir nicht erwartet. Und der Austausch ist tatsächlich direkt, schnell und praktikabel. Das nehmen sich viele Partnerschaften vor, und die wenigsten setzen es um.

Wisst ihr, was ihr im letzten Jahr zu viel bezahlt habt?

Interessant wird die Kombination vor allem für Verlader mit einem Frachtumsatz über 250.000 Euro pro Jahr, die ihre Ausschreibungen heute manuell oder in Excel fahren und ihre Frachtrechnungen nur stichprobenartig prüfen. Ebenso für Speditionen, die ihre Eingangsgutschriften geprüft haben möchten, und für alle, bei denen neben der Fracht auch das Palettenkonto nebenher läuft.

Für den Einstieg braucht es vier Dinge: die gültigen Frachtkonditionen des Spediteurs, die Frachtrechnungen der letzten zwölf Monate, die täglich übermittelten Sendungsdaten und ein paar Stunden Zeit für einen gemeinsamen Workshop. Daraus entsteht das Setup, eine Potenzialanalyse und die Grundlage der Zusammenarbeit. Implementierung und Go-live folgen innerhalb von vier bis sechs Wochen.

Schickt uns eure Zahlen des letzten Jahres. Meistens reicht ein Blick in die Rechnungsdaten, um zu sehen, ob der Hebel bei der Fracht, beim Palettenkonto oder bei beidem liegt.

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